Privacy policy


Arcen heeft al jaren een bruisend verenigingsleven. Enkele jaren terug hebben een viertal verenigingen de krachten gebundeld door een stichting in het leven te roepen: Stichting Verenigingsleven Arcen (SVArcen). Inmiddels is de samenwerking uitgebreid naar 6 verenigingen. SVArcen zet zich in Arcen en omgeving in om jong en oud te laten sporten en spelen. Tevens wil de stichting een steentje bijdragen aan de leefbaarheid van het dorp. De samenwerkende verenigingen zijn volleybalvereniging AV Flash, verkenners Jong Arcen, tennisclub TCA, voetbalvereniging DEV-Arcen, De Koninklijke Harmonie Arcen en Kindervakantiewerk. Daarnaast is basisschool 't Wijdtveld aan de stichting verbonden.

Om samenwerking mogelijk te maken hebben we in enkele gevallen persoonsgegevens nodig van leden, vrijwilligers en medewerkers. Dit wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ook wel ‘het verwerken van persoonsgegevens’ genoemd. Daargaan we uiteraard heel zorgvuldig mee om. Het gaat immers om jouw privacy. Daarom willen wij u in dit privacy beleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop SV Arcen persoonsgegevens verwerkt.
Zoals boven reeds vermeld, worden persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, medewerkers en ook van gebruikers van apps en bezoekers van de website www.svarcen.nl met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt SV Arcen zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens anders dan vermeld de Privacy Policy;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Welke persoonsgegevens hebben onze verenigingen van u
Bij aanmelding als lid, vrijwilliger of medewerker van SV Arcen heeft u aan ons de volgende persoonsgegevens verstrekt:
1. Gewone Persoonsgegevens: Voornaam, achternaam en tussenvoegsels* Adres, postcode en woonplaats* Telefoonnummer vast en/of mobiel* E-mail adres* Geslacht en nationaliteit Geboortedatum en geboorteplaats Bankrekeningnummer* Van minderjarigen noteren we bij aanmelding ook de met een *-gemarkeerde persoonsgegevens van de ouder(s)/verzorger(s)/wettelijke vertegenwoordiger(s).
Verder hebben wij van u (niet door u verstrekt): Lidmaatschapsnummer (bond) Interne code Ingangsdatum lidmaatschap / einddatum lidmaatschap Verenigingsfunctie(s) (indien anders dan speler)
2. Bijzondere Persoonsgegevens: Pasfoto en eventueel teamfoto’s en foto’s van wedstrijden en/of activiteiten BSN-nummer, kopie ID/Paspoort en Salarisgegevens (enkel voor betaalde medewerkers)

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens
Er zijn verschillende doeleinden waarvoor SV Arcen uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt: Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking (bijvoorbeeld nieuwsbrief via e-mail), uitnodigingen (bijvoorbeeld (leden)vergaderingen en evenementen). Uw pasfoto wordt gebruikt voor de digitale spelerspas. Uw mobiel nummer kan gebruikt worden in een WhatsApp groep (van bijvoorbeeld een team of een commissie). Foto’s van wedstrijden en/of activiteiten kunnen gebruikt worden op onze website en (eigen) social media kanalen. Bent u een betaalde kracht dan worden uw gegevens gebruikt voor salarisverwerking.

Bewaartermijn
SV Arcen bewaart (bijzondere) persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Na beëindiging van het lidmaatschap worden de gewone persoonsgegevens 25 jaar bewaard voor mogelijke evenementen in de toekomst zoals bijvoorbeeld een reünie en/of een verenigingsjubileum.

Gebruik van persoonsgegevens door derden
SV Arcen zal de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek ‚Äč    (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Een ander voorbeeld is dat van betaalde medewerkers de gegevens bekend zijn bij de Belastingdienst. SV Arcen stelt uw persoonsgegevens niet beschikbaar aan derden voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wel zijn uw persoonsgegevens bekend bij de (sport)bonden, omdat u lid van deze bond moet zijn om te kunnen sporten en/of om een bepaalde functie (bijvoorbeeld die van wedstrijdsecretaris) te kunnen uitoefenen.
Personen binnen SV Arcen die beschikken over persoonsgegevens zijn verplicht tot strikte geheimhouding.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Via het aanmeldingsformulier zal hiervoor toestemming gevraagd worden.

Apps
Door het gebruik van Apps kunnen persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt.

Websites van derden
Op de website van onze verenigingen treft u een aantal links aan naar andere websites. SV Arcen kan echter geen verantwoordelijkheid dragen voor de omgang met uw gegevens, door die partijen. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die u bezoekt.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen: Alle personen die namens SV Arcen van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen. Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij incidenten. Onze medewerkers en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent persoonsgegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Vragen
Heeft u na het lezen van deze Privacy Policy vragen of opmerkingen over ons privacy beleid, dan kunt u contact opnemen via info@svarcen.nl

Wijzigingen
SV Arcen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacy Policy. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien SV Arcen een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop SV Arcen uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen we dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website, in nieuwsbrieven of in de Maasdorpen.

Arcen, mei 2018